Come lavoriamo: dal sopralluogo al contratto di facility management
Cinque passaggi, un referente unico e indicatori dichiarati fin dal primo giorno.
Un contratto di facility management di Green Solutions ha un solo referente, un solo calendario di verifiche e indicatori misurabili per ogni impianto.
Il processo in cinque passaggi
Il processo va dal sopralluogo alla revisione periodica, in cinque passaggi che si ripetono nel tempo.
Sopralluogo e screening
Visitiamo l’edificio e verifichiamo impianti, documenti e contratti in essere. Il risultato è l’elenco di ciò che funziona e di ciò che va sistemato.
Piano di manutenzione
Costruiamo un piano di manutenzione programmata sul perimetro che scegli, dal singolo impianto all’intero edificio.
Attivazione del contratto
Un solo contratto, un solo referente, un solo calendario di verifiche e scadenze. Da questo momento sai chi chiamare.
Conduzione e reportistica
Conduciamo gli impianti e ti consegniamo report periodici su interventi, scadenze e stato di conformità.
Revisione periodica
A cadenza stabilita rivediamo insieme risultati, indicatori e perimetro, e aggiorniamo il piano.
SLA e KPI dichiarati
SLA e KPI sono i due strumenti con cui misuri il servizio. Lo SLA (Service Level Agreement) fissa i livelli di servizio concordati. I KPI (Key Performance Indicator) sono gli indicatori che dicono se quei livelli vengono rispettati.
| Indicatore | Cosa misura | Valore dichiarato |
|---|---|---|
| Tempi di intervento | Il tempo tra segnalazione e presa in carico o intervento | *** |
| Disponibilità degli impianti | Quanto tempo gli impianti restano operativi | *** |
| Indice di conformità documentale | Quota di documenti e scadenze in regola sul totale | *** |
Tempi di intervento
Definiti per livello di priorità e scritti nel contratto.
Disponibilità degli impianti
Misuriamo quanto a lungo gli impianti restano in servizio e cosa interrompe il servizio.
Indice di conformità documentale
Misura quanti documenti e quante scadenze di legge sono in regola rispetto al totale.
Strumenti digitali: CAFM/CMMS e dashboard di compliance
Gestiamo commesse, interventi e scadenze su strumenti digitali, così vedi in un unico posto cosa è stato fatto e cosa scade. CAFM (Computer Aided Facility Management) è il software che gestisce edifici e impianti; CMMS (Computerized Maintenance Management System) gestisce in particolare la manutenzione. La dashboard di compliance mostra lo stato di documenti e scadenze di sicurezza (HSE). Secondo il Centro Studi IFMA Italia (Gestire OnLine n. 104), la digitalizzazione dei processi è la prima priorità di investimento dei clienti, con il 25,8%.***
Project manager, facility manager e maintenance manager (anche fractional)
Sulla tua commessa lavorano tre figure con compiti distinti, disponibili anche in modalità fractional: la competenza a tempo parziale, senza doverla assumere.
| Figura | Cosa fa | Come lavora con te |
|---|---|---|
| Project manager (certificato UNI ISO 21502***) | Guida la commessa dall’inizio alla fine | Piano, tempi, budget, avanzamento |
| Facility manager | Coordina impianti, fornitori e conformità | Referente unico del servizio |
| Maintenance manager | Pianifica e controlla la manutenzione | Piano di manutenzione e interventi |
Referenti della commessa.***
Governance di commessa
La governance di commessa è il modo in cui controlliamo il servizio con te: budget e consuntivo, un referente unico e una cadenza di incontri definita.***
Domande frequenti sul contratto di facility management
Il facility manager coordina spazi, impianti e servizi di supporto perché l’azienda lavori senza interruzioni: pianifica la manutenzione, gestisce i fornitori, controlla budget e conformità. Può essere una figura interna o un servizio esterno. In Green Solutions lavora con project manager e maintenance manager, anche in modalità fractional.
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Il primo passaggio del processo è gratuito: parti da lì.